Memorando nº 4 da Comissão Especializada de Planeamento e Assuntos Financeiros (II)

«Conclusões da Reunião de 19 de maio de 2014

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2. Relatório de Gestão e Contas Individuais da UMinho – 2013

Neste ponto, a Comissão congratulou-se pelo facto de terem sido apresentados de forma separada o Relatório de Gestão e Contas Individuais e o Relatório de Gestão e Contas Consolidadas. Também consideraram positivo o facto do Relatório de Gestão e as Contas Individuais, este ano, terem sido entregues de forma completa (o ano passado o Conselho Geral apenas tinha recebido a execução orçamental). Foi comentado que as contas individuais deveriam ser aprovadas nesta reunião do Plenário de Maio, enquanto as contas consolidadas, por necessitarem para a sua preparação das contas individuais, poderiam ser aprovadas na reunião seguinte, dando assim mais tempo para uma preparação mais cuidada e exaustiva dos documentos.

Consideraram, ainda, antes de entrar em análise aprofundada do relatório, que o documento tem vindo a melhorar. Foi também referido que, apesar de no período do exercício ter havido resultados negativos e de o saldo de gerência ter reduzido ligeiramente, tal está perfeitamente justificado no documento, devendo-se à suborçamentação por parte do Estado, das despesas com o pessoal relacionadas com a reposição dos subsídios.

Numa análise de maior detalhe, consideraram que aos poucos a UMinho tem vindo a corrigir problemas que tinham sido sinalizados no Relatório de Auditoria nº 25 de 2009 do Tribunal de Contas. Um dos problemas mais importantes que levou ao Parecer desfavorável do Tribunal de Contas foi o não cumprimento do princípio da especialização e do acréscimo “uma vez que estas receitas [propinas dos alunos] são contabilizadas apenas aquando do seu recebimento (óptica de caixa) e não aquando da sua obtenção, nos termos do que se estabelece no POC-Educação.” (p.51). Este problema tem vindo a ser recorrentemente colocado nos diversos Memos desta Comissão (veja-se, por exemplo, o Memorando da reunião de 23 de janeiro de 2013, onde se escreveu “a Comissão decidiu demonstrar a sua preocupação com o facto de a base do acréscimo dos registos contabilísticos não parecer estar a ser aplicada no 3º ciclo”. É assim de destacar o papel que o Conselho Geral, através desta Comissão, tem tido na chamada de atenção para a necessidade de a UMinho resolver alguns problemas contabilísticos, cumprindo assim os seus deveres de supervisão, estabelecidos no RJIES.

Assim, como aspeto mais positivo deste documento, decidiram destacar a resolução de um problema que tinha sido detectado pelo Tribunal de Contas em 2009, e que foi agora completamente ultrapassado. No entanto, na resolução deste problema, desrespeitou-se o princípio da comparabilidade não tendo havido a preocupação de, na alteração de política contabilística, se fazer a reexpressão dos valores comparativos como mandam as melhores práticas nesta matéria. Assim, dado que no POC-Educação não há regras sobre como fazer, haveria que procurar instruções na normal internacional IPSAS 3 - Políticas contabilísticas, alterações em estimativas contabilísticas e erros, que serão adoptadas brevemente pelo sector público português.

Deste modo, o parágrafo 34 desta norma relativo a Divulgações estabelece que,

“34. Quando uma alteração voluntária nas políticas contabilísticas tiver um efeito no período corrente ou em qualquer período anterior, ou pudesse ter tais efeitos nesse período mas foi impraticável determinar a quantia do ajustamento, ou puder ter efeitos em períodos futuros, uma entidade deve divulgar:

(a) A natureza da alteração da política contabilística;

(b) As razões pelas quais a aplicação da nova política contabilística proporciona informação fiável e mais relevante;

(c) Para o período corrente e cada período anterior apresentado, até ao ponto em que seja praticável, a quantia do ajustamento para cada linha afetada das demonstrações financeiras;

(d) A quantia do ajustamento relativo a períodos anteriores aos apresentados, até ao ponto em que seja praticável; e

(i)  Se a aplicação retrospetiva for impraticável para um período anterior em particular, ou para períodos anteriores aos apresentados, as circunstâncias que conduziram à existência dessa condição e uma descrição de como e desde quando a alteração na política contabilística tem sido aplicada.”

Isto significa que, seguindo as melhores práticas, haveria que reexpressar cada linha das demonstrações financeiras do ano anterior, e se tal não fosse possível, haveria que explicar as razões dessa impossibilidade. Foi importante para a Comissão saber pelo Senhor Administrador que, para efeitos de gestão, este exercício de comparabilidade já tinha sido feito. Neste momento, tal como são apresentados os valores, não é possível fazer comparações em algumas linhas das demonstrações financeiras.

Decidiram elencar alguns aspetos que deveriam merecer reflexão por parte da Equipa Reitoral:

Ø  Apesar de ser importante mostrar que a UMinho usa indicadores de gestão (é importante ter um “tableau de bord” ou na visão mais anglo-saxónica um “balanced scorecard”). A apresentação de indicadores apenas relativos à execução orçamental, traduz uma imagem de gestão de curto prazo, dado que estes indicadores são baseados em caixa (recebimentos e pagamentos), e não no acréscimo (que permitem visualizar melhor o médio e longo prazo). Assim, sugere-se que, pelo menos, se acrescente alguns indicadores de gestão baseados no balanço e na demonstração de resultados, mais de acordo com os organismos públicos e com a contabilidade na base do acréscimo.

Ø  Através da análise aprofundada às contas, verifica-se que houve uma doação, mas só um conhecedor de contabilidade terá essa percepção, dado que não há qualquer informação narrativa, nomeadamente sobre a forma de mensuração. Sabendo que os Relatórios e Contas são, não só, um mecanismo de prestação de contas, mas também um instrumento de comunicação e marketing, e que os doadores são um utilizador da informação financeira, não será de explicitar mais esta informação, principalmente num período em que o fundraising pode ser importante para compensar o subfinanciamento do Estado?

Ø  A nota 8.2.20, deveria ter sido preenchida para dizer as circunstâncias que levam à atribuição do valor mais baixo do que o que foi registado, já que nenhuma informação é fornecida nomeadamente quanto ao critério usado para constituir a provisão para clientes de cobrança duvidosa.

Ø  Na página 29, existe uma gralha que contradiz a Tabela 7: diz-se que houve uma redução das provisões do exercício mas deverá dizer-se “das amortizações e das provisões do exercício” no entanto, na Tabela 7 nota-se que houve um aumento de mais de um milhão de euros nas provisões do exercício.

[...]»

(reprodução parcial de memorando da Comissão Especializada de Planeamento e Assuntos Financeiros do Conselho Geral da UMinho, preparado no contexto da reunião plenária do órgão realizada em 26 de Maio pp.)