segunda-feira, 28 de janeiro de 2013

Conselho Geral da UMinho: "Memorando da Comissão Especializada de Planeamento e Assuntos Financeiros"

«Conclusões da Reunião de 23 de janeiro de 2013

No dia 23 de janeiro de 2013, pelas 10H30, reuniu, a Comissão Especializada de Planeamento e Assuntos Financeiros, na Sala de Reuniões da EEG, Campus de Gualtar, com a presença dos membros Lúcia Lima Rodrigues, que presidiu, José António Cadima Ribeiro, Jorge Pedrosa e Pedro Catão Pinheiro.
Justificou a ausência o Dr. João Salgueiro, tendo no entanto demonstrado disponibilidade para receber o relato e dar os seus contributos por correio eletrónico.
Assuntos:
  1. Apreciação do Plano de Atividades e Orçamento da UMinho – 2013;
  2. Plano de Atividades e Orçamento dos SASUM – 2013.

1. Apreciação do Plano de Atividades e Orçamento da UMinho – 2013
Os membros da comissão abriram a sessão manifestando a sua preocupação pela contínua redução do financiamento do OE para a UMinho, o que implica um controlo rigoroso das despesas, assim como um esforço suplementar de captação de receitas próprias. Lamentaram ainda o facto de, neste momento, a afetação de verbas do OE ainda não ser definitiva, dado existir uma parcela que ainda não foi afetada às Universidades.
A Comissão considerou ainda ter havido um bom desempenho da UMinho em 2012, apesar das grandes restrições, conseguido à custa do empenho de todos os membros da Academia. Face ao contexto atual de restrição de recursos humanos, económicos e financeiros, há necessidade de continuar a incentivar a Academia no esforço adicional que tem vindo a ser pedido, e recomenda-se que, a esse esforço, seja dada a devida ênfase e reconhecimento explícito nestes documentos.
Manifestaram ainda agrado por, tal como sugerido no ano anterior, a versão mais atualizada dos documentos, enviada mais recentemente, ter as alterações realçadas, o que permitiu a análise mais rápida ao documento revisto.
Numa apreciação mais global aos documentos entregues, consideraram ter havido as seguintes melhorias, que traduzem progressos em matéria de accountability e de transparência:
·      uma integração, embora ainda ténue, entre o Plano Estratégico e o Plano de Atividades e Orçamento, o que aconteceu pela primeira vez;
·      a maior centralidade conferida às Escolas, que foram chamadas a participar, tendo proposto objetivos e atividades, o que tornou o processo de elaboração destes documentos mais participativo e melhorou a sua qualidade e a sua relevância final;
·      a institucionalização do Relatório de Sustentabilidade, que revela preocupações da Reitoria não só ao nível da sustentabilidade financeira, como também económica e social. É de salientar ter sido a primeira Universidade a fazê-lo, o que traduz grande preocupação com a accountability perante todos os seus stakeholders;
·      a apresentação do primeiro QUAR, onde foram estabelecidos alguns indicadores;
·      a correção, para valores mais realistas (previsíveis) através das transferências efetuadas pela FCT, nomeadamente no que se refere aos projetos de investigação e projetos cofinanciados, conforme descrito na página 51, do documento em análise;
·      a introdução no Plano do Quadriénio de valores percentuais explícitos, uma vez que, apesar das diferentes cores, não permite uma leitura fácil (Anexo III).
A Comissão decidiu ainda deixar algumas sugestões de melhoria do Plano de Actividades e Orçamento:
·      maior integração do Plano de Actividades da Universidade com os das UOEI e com o Plano Estratégico (como benchmarking usar o Plano de Actividades SASUM, onde essa integração foi feita com muita clareza); de momento, apenas se faz breve referência ao Plano Estratégico; a estratégia deverá ser difundida nas Escolas e na Academia;
·      integração do QUAR da Universidade com os QUAR das UOEI (estes últimos apenas disponíveis online na intranet da UMinho); em futuros exercícios deverão ser apresentados em conjunto para se ver essa integração;
·      apresentação do Orçamento quer por naturezas de despesas e receitas quer por principais atividades (de novo, usar como modelo o documento de Orçamento dos SASUM, onde esta apresentação é feita com muita clareza).
Algumas preocupações:
·      Esta última sugestão só pode ser implementada com o auxílio da contabilidade analítica. A este respeito, a Comissão relembra o que já havia escrito no MEMO do ano anterior: “Entenderam os membros desta comissão questionar as razões por que não foi implementado o sistema de contabilidade analítica, e saber, nomeadamente, se existe algum grupo de trabalho responsável pela sua implementação”.
Nesta matéria, tem havido um atraso significativo. Há outras Universidades que já têm o sistema a funcionar em pleno, depois de um período de um ano de funcionamento experimental. Isto significa que a implementação destes sistemas é lenta e demorará ainda algum tempo até que a informação seja validada e possa ser usada para efeitos de gestão.
A Comissão entendeu ainda solicitar esclarecimento sobre as razões que impedem a prática da contabilidade de gestão, uma vez que a mesma é obrigatória nas Instituições de Ensino Superior (IES), de acordo com o previsto no RJIES.
Ainda ao nível da contabilidade, a Comissão decidiu demonstrar a sua preocupação com o facto de a base do acréscimo dos registos contabilísticos não parecer estar a ser aplicada no 3º ciclo.
Verificaram que o Orçamento deste ano permite constatar que o nível de receitas próprias, calculadas de acordo com o documento SEC 95 (provenientes das famílias e empresas), se situa nos 32%. Acresce que, mesmo considerando a adição dos financiamentos em projetos (16%), se verifica que a UMinho encontra dificuldades em aumentar a captação de verbas próprias, de forma a compensar a diminuição contínua das transferências da dotação orçamental.
A Comissão decidiu ainda revelar a sua preocupação relativamente ao impacto da Universidade em limitar o número de concursos de pessoal docente, para além de estar congelada a progressão da carreira para  pessoal não docente e não investigador, por imperativos legais. Seria importante encontrar mecanismos para reter os melhores académicos e trabalhadores não docentes, mantendo o nível de incentivos; esta dimensão poderia constituir parte do reconhecimento que a instituição deve salvaguardar pelo esforço feito pelos seus agentes, que têm permitido uma resposta muito positiva, sem perda significativa de qualidade do serviço prestado.
A Comissão manifestou também a sua preocupação pelo facto de, apesar de se prever um aumento de alunos (Tabela 1), admitir uma queda nas receitas das propinas. Igualmente, gostaria de obter esclarecimento relativamente ao grande aumento verificado nas rubricas “Colaboração Técnica Especializada” (1321,65%) e “Outros serviços” (287,94%), constante do Anexo IV.
A Comissão entendeu apontar alguns aspetos menores que devem merecer correção, nomeadamente:
·      nota-se uma inconsistência entre o parágrafo em que se usa a expressão “suspensão dos subsídios de Natal” (p. 8) com a expressão “ao mesmo tempo que ocorre a reposição do pagamento duodecimal do subsídio de Natal” (p.8, parágrafo seguinte), ou “reposição do subsídio de Natal aos trabalhadores da função pública”, em várias páginas ao longo do documento;
·      relativamente ao modelo institucional, a Comissão entendeu sugerir a alteração da expressão “concretizar o processo” pelas palavras “retomar o processo” ou “reanalisar o processo” (consoante o enquadramento legal que venha a ser definido).
Finalmente, a Comissão entendeu reafirmar a posição assumida anteriormente, particularmente importante num contexto de crise acentuada, de que seria útil que a Reitoria prestasse informações periódicas ao Conselho Geral sobre a execução orçamental. As notícias dos últimos dias, relativas ao número de alunos que deixaram de pagar propinas, revelam-se particularmente preocupantes. Seria também interessante saber os critérios relativos à utilização do Fundo e como está a ser utilizado ao longo do ano.

  1. Plano de Atividades e Orçamento dos SASUM – 2013
Quanto ao Plano de Atividades e Orçamento dos SASUM – 2012, a Comissão apreciou os documentos, reafirmando o que vem sendo dito em anos anteriores: em termos de gestão os Serviços de Acção Social da UMinho não só cumprem com o POC-Educação como são muito avançados em termos de gestão estratégica. É muito positivo ver como fazem uma integração perfeita entre o orçamento e a estratégia, tal como é recomendado tecnicamente. A leitura do documento permite perceber que existe controlo de gestão.
A Comissão decidiu também apontar alguns aspetos menores que devem merecer correção:
-p. 73: há falta de consistência entre o texto e o primeiro gráfico do ponto 1.6 Orçamento (e.g., POVT e POCTEP; Transferências da UMinho e Transferênc. SFA);
-na mesma secção, porque não dizer “até ao 4º trimestre de 2012”, em vez de “até ao final de 2012”, dado que a análise é anual?
-Balanced Scorecard: Porquê apresentar referências a trabalhos académicos se depois não há secção de referências bibliográficas? Embora se perceba que um bom trabalho técnico desta natureza necessitará de ter na base boa bibliografia, não se tornará necessário apresentá-las no texto?»

(reprodução do documento com a identificação em título submetido à apreciação do Conselho Geral da UMinho na sua reunião de hoje)

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