«O Reitor apresentou ao Conselho Geral um documento relativo ao Diagnóstico dos Serviços da Universidade, antecedendo a revisão do Regulamento Orgânico da UM, a apresentar na Reunião do Senado Académico, que nos merece muitos reparos, na forma e no conteúdo.
O texto que segue baixo reflecte a apreciação que dele fizemos [...].
Na próxima Reunião do Conselho Geral , a ter lugar no dia 26 de Abril , será discutida a eventual extinção de alguns Serviços, competência estatutária deste órgão.
[...]
1. O documento[...] apresenta diversas fragilidades e várias discrepâncias.
Desde logo, a indicação do número de pessoas afecta aos Serviços não está correcta, nem a estruturação apresentada corresponde aos dados que são inicialmente referidos.
De acordo com a tabela 1, os Serviços da Reitoria dispõem de 6 Divisões (e não 9 Divisões); os Serviços Centrais de 5 Direcções e 3 Divisões (e não 2 Direcções e uma Divisão).
No ponto 1 do texto estão referidas “Outras Unidades e Serviços” (4 Direcções e 3 Divisões) mas a tabela não está em consonância com essa indicação.
Há Serviços que parecem estar sobredimensionados, face às suas atribuições orgânicas, e por confronto com outros, tais como o Serviço de Comunicações (13 pessoas – só menos 3 do que a Direcção de Recursos Humanos), e o Serviço de Apoio Informático à Aprendizagem (19+2).
O “diagnóstico” não contém quaisquer dados relativos a Serviços de grande dimensão, como a B.P.B. e o Arquivo, pressupondo-se que tal acontece por se tratarem de “Unidades Culturais”. O certo é que são estruturas administrativas, e com relevo para a Instituição, pelo que deveriam ter sido consideradas. Não há, aliás, qualquer referência às Unidades culturais, sendo que ainda congregam um número considerável de recursos humanos, sem que no documento seja dada qualquer explicação para isso.
2. Dum modo geral, o documento queda-se por afirmações inconclusivas e imprecisas.
Mesmo relativamente aos poucos problemas detectados nada ou quase nada é concretizado:
- (…) Dada a complementaridade de alguns serviços e dada a reduzida dimensão de outros, poderá haver espaço para a sua reorganização, incluindo processos de integração. Quais serviços?
- A classificação diversos serviços, com a consequente definição de chefias parece obedecer ao critério do número de pessoas (…) Quais?
Esta afirmação, aliás, não tem correspondência com os dados apresentados, visto que há Divisões com apenas 2 pessoas ( GP), 4 pessoas ( GAC e Gabinete do Reitor), 2+3 ( GAP), enquanto a outros, com 7 pessoas, não corresponde qualquer lugar de chefia ou direcção (A.J.).
- Existem diversos casos de duplicação, sobreposição e descoordenação na definição das competências dos serviços, com ineficiências associadas. (…) Que casos?
- A articulação entre serviços quanto ao acompanhamento de projectos de investigação não é clara (…) Quais serviços? A que nível?
3. Também os princípios orientadores apontados e as propostas de ajustamento são muito gerais e limitadas a um número reduzido de Serviços.
Para além disso, o diagnóstico devia ser efectuado com base em dados concretos e em critérios de medição e nada é referido quanto a estes aspectos, parecendo que o diagnóstico foi feito mais com base na percepção de quem o elaborou do que em dados efectivos, não sendo, assim, um documento fiável.
Devia-se esclarecer, nomeadamente, de que forma foi efectuada a análise sobre o funcionamento dos serviços, quais os processos identificados, quais os critérios de medição utilizados, quais os pontos fortes e fracos detectados, e outros.
O documento apresentado ao CG pode servir como ponto de partida, mas não habilita a apreciação que fundamente a futura reorganização dos Serviços, e reestruturação da organização administrativa da UM. Era essencial efectuar um diagnóstico completo sobre o estado actual da Instituição, incluindo uma análise de cada Serviço ( individualmente), para além da análise da interligação entre eles.
A afirmação de que o Serviço de Reprografia tem custos de funcionamento elevados, carece de qualquer sustentação objectiva.
4. O diagnóstico devia, também, incluir uma análise de competências da Direcção dos Recursos Humanos, por ser este um Serviço essencial, e onde se constatam deficiências várias, ao nível das orientações emitidas quer para dentro do próprio Serviço, que para as diversas Unidades da Universidade.
4.1.No que se refere à DFP não são identificadas as falhas mais graves, nem apontadas soluções para que actual situação seja ultrapassada. De acordo com informações transmitidas pelo pessoal afecto ao Serviço, não receberam directivas tendentes à melhoria dos procedimentos, e os “utentes” têm apontado diversas incorrecções nos trâmites dos documentos, em particular nos documentos de despesa.
5. O processo devia abranger os SASUM, de modo a haver coerência e harmonização na afectação de recursos ( e evitar o mau estar instalado , em virtude da diferenciação de tratamento a nível de progressões na carreira, prémios de desempenho e novas contratações).
6. A uniformização dos modelos de cargos de direcção devia passar por um racionalização das actuais Chefias, ao invés do que se vem assistindo ( por exemplo , nos SASUM , todos os Chefes de Divisão passaram a Directores de Serviços, sem alteração nas suas atribuições funcionais).
7. No documento é referido que a proposta de reformulação dos Serviços irá beneficiar dos contributos obtidos no âmbito de um processo de audição e interacção com os responsáveis dos serviços e utilizadores. Parece, assim que os trabalhadores não docentes ficam de fora, sendo importante garantir uma participação mais alargada e efectiva de todos os protagonistas.
Os trabalhadores não docentes deviam ser envolvidos no processo, na fase de diagnóstico, por exemplo, através de:
- Organização de grupos de trabalho;
- Participação em comissões;
- Consultas alargadas (questionários, reuniões, etc.)
Por outro lado, é sabido que a alteração da estrutura dos serviços, por si só, não conduz necessariamente a melhorias nos resultados obtidos.
Deve-se aproveitar esta oportunidade para operar uma mudança efectiva na cultura da Instituição e potenciar a motivação e o bem estar dos trabalhadores não docentes.»
O texto que segue baixo reflecte a apreciação que dele fizemos [...].
Na próxima Reunião do Conselho Geral , a ter lugar no dia 26 de Abril , será discutida a eventual extinção de alguns Serviços, competência estatutária deste órgão.
[...]
1. O documento[...] apresenta diversas fragilidades e várias discrepâncias.
Desde logo, a indicação do número de pessoas afecta aos Serviços não está correcta, nem a estruturação apresentada corresponde aos dados que são inicialmente referidos.
De acordo com a tabela 1, os Serviços da Reitoria dispõem de 6 Divisões (e não 9 Divisões); os Serviços Centrais de 5 Direcções e 3 Divisões (e não 2 Direcções e uma Divisão).
No ponto 1 do texto estão referidas “Outras Unidades e Serviços” (4 Direcções e 3 Divisões) mas a tabela não está em consonância com essa indicação.
Há Serviços que parecem estar sobredimensionados, face às suas atribuições orgânicas, e por confronto com outros, tais como o Serviço de Comunicações (13 pessoas – só menos 3 do que a Direcção de Recursos Humanos), e o Serviço de Apoio Informático à Aprendizagem (19+2).
O “diagnóstico” não contém quaisquer dados relativos a Serviços de grande dimensão, como a B.P.B. e o Arquivo, pressupondo-se que tal acontece por se tratarem de “Unidades Culturais”. O certo é que são estruturas administrativas, e com relevo para a Instituição, pelo que deveriam ter sido consideradas. Não há, aliás, qualquer referência às Unidades culturais, sendo que ainda congregam um número considerável de recursos humanos, sem que no documento seja dada qualquer explicação para isso.
2. Dum modo geral, o documento queda-se por afirmações inconclusivas e imprecisas.
Mesmo relativamente aos poucos problemas detectados nada ou quase nada é concretizado:
- (…) Dada a complementaridade de alguns serviços e dada a reduzida dimensão de outros, poderá haver espaço para a sua reorganização, incluindo processos de integração. Quais serviços?
- A classificação diversos serviços, com a consequente definição de chefias parece obedecer ao critério do número de pessoas (…) Quais?
Esta afirmação, aliás, não tem correspondência com os dados apresentados, visto que há Divisões com apenas 2 pessoas ( GP), 4 pessoas ( GAC e Gabinete do Reitor), 2+3 ( GAP), enquanto a outros, com 7 pessoas, não corresponde qualquer lugar de chefia ou direcção (A.J.).
- Existem diversos casos de duplicação, sobreposição e descoordenação na definição das competências dos serviços, com ineficiências associadas. (…) Que casos?
- A articulação entre serviços quanto ao acompanhamento de projectos de investigação não é clara (…) Quais serviços? A que nível?
3. Também os princípios orientadores apontados e as propostas de ajustamento são muito gerais e limitadas a um número reduzido de Serviços.
Para além disso, o diagnóstico devia ser efectuado com base em dados concretos e em critérios de medição e nada é referido quanto a estes aspectos, parecendo que o diagnóstico foi feito mais com base na percepção de quem o elaborou do que em dados efectivos, não sendo, assim, um documento fiável.
Devia-se esclarecer, nomeadamente, de que forma foi efectuada a análise sobre o funcionamento dos serviços, quais os processos identificados, quais os critérios de medição utilizados, quais os pontos fortes e fracos detectados, e outros.
O documento apresentado ao CG pode servir como ponto de partida, mas não habilita a apreciação que fundamente a futura reorganização dos Serviços, e reestruturação da organização administrativa da UM. Era essencial efectuar um diagnóstico completo sobre o estado actual da Instituição, incluindo uma análise de cada Serviço ( individualmente), para além da análise da interligação entre eles.
A afirmação de que o Serviço de Reprografia tem custos de funcionamento elevados, carece de qualquer sustentação objectiva.
4. O diagnóstico devia, também, incluir uma análise de competências da Direcção dos Recursos Humanos, por ser este um Serviço essencial, e onde se constatam deficiências várias, ao nível das orientações emitidas quer para dentro do próprio Serviço, que para as diversas Unidades da Universidade.
4.1.No que se refere à DFP não são identificadas as falhas mais graves, nem apontadas soluções para que actual situação seja ultrapassada. De acordo com informações transmitidas pelo pessoal afecto ao Serviço, não receberam directivas tendentes à melhoria dos procedimentos, e os “utentes” têm apontado diversas incorrecções nos trâmites dos documentos, em particular nos documentos de despesa.
5. O processo devia abranger os SASUM, de modo a haver coerência e harmonização na afectação de recursos ( e evitar o mau estar instalado , em virtude da diferenciação de tratamento a nível de progressões na carreira, prémios de desempenho e novas contratações).
6. A uniformização dos modelos de cargos de direcção devia passar por um racionalização das actuais Chefias, ao invés do que se vem assistindo ( por exemplo , nos SASUM , todos os Chefes de Divisão passaram a Directores de Serviços, sem alteração nas suas atribuições funcionais).
7. No documento é referido que a proposta de reformulação dos Serviços irá beneficiar dos contributos obtidos no âmbito de um processo de audição e interacção com os responsáveis dos serviços e utilizadores. Parece, assim que os trabalhadores não docentes ficam de fora, sendo importante garantir uma participação mais alargada e efectiva de todos os protagonistas.
Os trabalhadores não docentes deviam ser envolvidos no processo, na fase de diagnóstico, por exemplo, através de:
- Organização de grupos de trabalho;
- Participação em comissões;
- Consultas alargadas (questionários, reuniões, etc.)
Por outro lado, é sabido que a alteração da estrutura dos serviços, por si só, não conduz necessariamente a melhorias nos resultados obtidos.
Deve-se aproveitar esta oportunidade para operar uma mudança efectiva na cultura da Instituição e potenciar a motivação e o bem estar dos trabalhadores não docentes.»
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(reprodução parcial de mensagem que nos caiu entretanto na caixa de correio electrónico, via "newsletters" UMparatodos)
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